如何管理组织的知识iso9001

Question

一苇 · Answer

组织管理：有效实现组织目标的过程

大司马 · Answer

体系建设的第一步是策划工作，就是通过讨论，确定我们要建一个什么的样的体系，这个体系从文件结构上具体是个什么样子？1．体系架构设计的主要工作内容体系架构设计最直观的体现和输出就是体系文件的结构。对于体系结构，法规没有特别要求，倡导依据公司的实际情况，合理设计。目的是为提高工作效率、提升产品质量，规范工作，确保过程受控。质量管理体系的组织结构，与所谓的公司行政架构存在一定的差别，具体体现在公司的行政架构分为领导层、管理层、执行层，是为了公司正常运转所配套的各个部门。领导层是制定公司战略发展方向，描绘公司发展蓝图，配置相关资源；管理层是根椐领导层的战略眼光，用钱用人，合理使用领导提供的相关资源，把领导的战略落到实处；执行层就是咱们这些白领，说白了就是干活，按公司要求执行生产、创造利润。在生产这条线外，公司还根据需要，以及按照国家相关要求配置一些如财务、党群工作、公会、团委等部门。但质量管理体系的架构，只是从保证产品质量的角度来构件整个公司的组织结构，所以与产品、服务质量无关的部门是不需要纳入质量管理组织机构的。根据质量管理的组织结构，就可以对照制定公司的质量管理体系的架构了。前面说过，质量管理体系的架构具体化，就是体系文件的结构和层次。常规的质量管理体系结构，按照组织机构对应过来，有二层次、三层次、四层次三种。至于具体采用哪种体系结构，一般是根据公司规模、所需要编制的体系文件的数量来决定的。如果一个公司规模小、业务比较单一，那把体系文件搞成三层次、甚至四层次就显得太过复杂，不利于操作执行，容易导致两层皮，文件制定全面但难以有效落实。如果一个公司有一定规模，且业务方向多，专业分工细，但体系结构设计成两个层次，就会显得文件分不清楚主次，逻辑层次不明显，体系文件容易出现未完全涵盖，职责重叠、内容重叠，甚至人人都管、人人都不管等现象，导致运转中产生混乱。所以，体系结构设计的原则是能从文件上体现逻辑层次，类别明确，分工明确，像树杈一样，然后做到工作全覆盖、无遗漏，无重叠。2．二层次体系结构是个什么样子？二层次体系结构一般是质量管理手册加管理程序。一般适用于单位规模较小、组织机构简单的单位。组织机构一般是领导层、管理部门和技术部门并存，部门内再无更小的行政划分如班组、科室等。二层次体系结构的特点就是简单。因此，在制定体系文件时候，一定要考虑充分，对影响产品、服务质量的活动分析透彻，然后在质量管理手册下的宏观要求下，将管理工作、技术工作分别制定程序，对各自工作做出明确要求。相应工作应产生的记录、表单等作为程序文件的附表。如工作涉及到设计图纸、方案等，也应归为第二层次程序文件类。因为一般单位除了程序文件以外，还有挺多文件、制度、规范、图纸、技术规格书等，所以全都放入第二层次程序文件也不是很合适。所以，该结构只适用于单位规模小、业务单一的公司。3．三层次体系结构是个什么样子？三层次体系结构是最常规、最普通的体系结构。第一层次文件为质量管理手册，第二层次为满足各质量管理要素的程序文件，由对应职责的行政部门制定，用于规定各部门主要职责及管理工作流程。第三层次是对第二层次程序文件的细化，用于具体各部门内某岗位操作、或生产环节具体实施依据。如机械加工部门的焊接岗位、热处理工序、试验室某项指标的检测等一般涉及到生产的单位。第三层次文件的内涵还远不止操作规程。作业文件（作业指导书）是一大类，除此之外，还有设计图纸、设备说明书、岗位制度、工艺流转单、程序记录表单等。总之，第三层次程序文件是用来指导、规定具体生产、细化到某个环节、工序的文件依据。对应常规组织机构，第三层次作业文件是给行政部门下属的生产车间、实验室、科室、班组使用的文件，是最基础的文件。记录之所以放在第三层次，是因为记录算作一大类，或则作业文件执行的结果，支撑材料，所以与作业文件平级。4．四层次体系结构是个什么样子？四层次体系结构实际上是对三层体系结构的拓展。主要区别是把质量记录拿出来单独作为一个层次。其实这个层次可以说也很多类，也可以说就一类。主要是根据第三层次作业文件、管理制度等产生的相应记录。从逻辑层次上看，也的确存在隶属的感觉，毕竟这个记录是根据作业指导书的要求产生的。说他是第四层次也是从这个角度来说的。记录究竟与作业文件平级，还是隶属关系，法规标准没有明确规定，事实上也不存在任何意义。主要是看单位的理解。法规标准只要求还有章可循、有据可査，记录的意义在于追溯。究竟哪种体系结构最好？还是那句话，没有最好，只有更好，适合的才是最好的。

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